Klachtenprocedure SPV

Op deze pagina treft u onze klachtenprocedure. 

U kunt uw klacht aan Politie Vormingscentrum B.V. (SPV) doorgeven via de mail of via de telefoon: info@spv.nu of 0578-573703. 

Artikel 1: de begrippen

1.     Klacht: Onder klacht wordt verstaan iedere schriftelijke uiting (bij voorkeur per e-mail) van een organisatie of persoon, gericht aan Politie Vormingscentrum B.V. (SPV), waarin deze zijn of haar onvrede of ongenoegen uit met het onderwijs, de docenten, het beleid of een gedraging van of namens SPV.

2.     Klager: Onder klager wordt verstaan degene die een klacht indient.

3.     Medewerker: Onder medewerker wordt verstaan ieder personeelslid van SPV.

4.     Teamleider: De hoofdverantwoordelijke van de afdeling.

5.     Directie: De directeur van SPV.

 

Artikel 2: het doel van de klachtenprocedure
Het doel van deze klachtenprocedure is om binnengekomen klachten op een vertrouwde en snelle wijze af te handelen, waarbij de klager zo goed mogelijk tevreden wordt gesteld. Daarnaast is het doel om herhaling van de klacht te voorkomen. 

Artikel 3: de werking van de klachtenprocedure
Iedere medewerker die een klacht ontvangt, zowel telefonisch als per mail, is verantwoordelijk voor een correcte klachtafhandeling. De medewerker vermeldt de klacht op een klachtenformulier en noteert de volgende gegevens: datum van ontvangst van de klacht, de naam van de klager, een telefoonnummer van de klager, een samenvatting van de klacht en de naam van de medewerker. Vervolgens geeft de medewerker de klacht door aan zijn/haar teamleider. Deze neemt vervolgens contact op met de klager om naar een oplossing te zoeken. In alle gevallen wordt de klacht vertrouwelijk behandeld.

Artikel 4: de gehanteerde termijnen
De ontvangst van een binnengekomen klacht wordt uiterlijk de eerstvolgende werkdag aan de klager per mail bevestigd. Binnen uiterlijk vier weken wordt de klacht afgehandeld, tenzij artikel 6 van toepassing is. In dat geval wordt de klacht binnen één jaar afgehandeld.

Artikel 5: Een klacht over leidinggevende
Indien de klacht betrekking heeft op een teamleider wordt de klacht behandeld door de directie.

Artikel 6: Een onafhankelijke derde
Indien er door de klager en teamleider geen oplossing inzake de ingediende klacht kan worden gevonden, kan een onafhankelijke derde partij een oplossing aandragen. Diens uitspraak is bindend. De onafhankelijke derde partij is de heer drs. G.M. de Jong.

Artikel 7: Het vastleggen van klachten
Een klacht wordt bij SPV vastgelegd in het dossier van de klager. Ook alle correspondentie betrekking hebbende op dezelfde klacht/klager wordt hierbij vastgelegd. Op het moment dat de klacht naar tevredenheid van beide partijen is opgelost, wordt alle documentatie maximaal één jaar bewaard. Daarna wordt alle documentatie vernietigd. 

Artikel 8: De eisen aan vastlegging
Naast de gegevens, genoemd in artikel 3, bevat de vastlegging van de klacht ook de oplossing inzake de klacht. Deze zullen zoals genoemd in artikel 7 worden vastgelegd.